A Provedoria do Estudante é um órgão da Universidade que tem como objetivo fomentar a consciencialização dos estudantes sobre o direito de receber um serviço público de qualidade, eficiente e respeitoso e, igualmente, encorajá-los a participar na melhoria desse serviço através do seu empenhamento pessoal e da sua capacidade crítica.

O cargo de Provedor de Estudante foi criado pelo Regulamento Jurídico das Instituições de Ensino Superior em 2007 e existe na Universidade de Coimbra desde 2009. É um órgão sem carácter administrativo, deliberativo, executivo ou disciplinar.

A missão principal do Provedor do Estudante é velar pelo respeito pelos direitos e interesses legítimos dos estudantes da Universidade de Coimbra, por via de uma ação independente, imparcial e confidencial.

Quando toma conhecimento de um facto que coloque esses direitos ou interesses legítimos em causa, por comunicação de estudantes, dos seus representantes ou por qualquer outro meio credível, o Provedor deve procurar recolher indícios fundamentados de tais práticas e desenvolver, através da mediação formal e informal com as diversas partes envolvidas, os trâmites necessários à clarificação ou resolução do problema.

Além disso, ao Provedor do Estudante é conferida a tarefa de, a partir das mensagens comunicadas individual ou coletivamente pelos estudantes, ou por iniciativa própria, recomendar as mudanças necessárias à melhoria dos normativos e dos serviços prestados pela Universidade.

O exercício das funções do Provedor é definido pelo Regulamento do Provedor do Estudante da Universidade de Coimbra.

O Gabinete da Provedoria é constituído pelo Provedor do Estudante e pela Técnica Superior a quem cabe a organização administrativa dos processos que chegam ao Gabinete, bem como os contactos necessários ao processo instrutório.

Todos os membros do Gabinete da Provedoria estão sujeitos ao DEVER DE SIGILO, nos termos da lei, relativamente às informações referentes à reserva da intimidade e da vida privada dos participantes.

Ver Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

O Provedor do Estudante atua mediante a receção de mensagens - consultas, elogios, participações, queixas, petições, sugestões - enviadas pelos estudantes da Universidade de Coimbra, sem prejuízo da iniciativa própria que lhe assiste.

Nos termos do respetivo Regulamento cabe ao Provedor, no exercício das suas funções:

a) Apreciar as queixas, as petições e as participações que lhe sejam submetidas pelos estudantes da Universidade, designadamente sobre questões pedagógicas, académicas ou relativas à ação social, e emitir recomendações sobre elas;
b) Elaborar relatórios das averiguações que efetuar e formular as respetivas conclusões, propondo ao Reitor as medidas a tomar, quer por ele próprio, quer por outros órgãos e serviços da Universidade, das suas Faculdades e outras unidades orgânicas, para prevenir ou reparar situações ilegais, injustas ou simplesmente irregulares;
c) Emitir parecer sobre quaisquer matérias relacionadas com a sua atividade, por iniciativa própria, ou a solicitação do Reitor, do Conselho Geral, dos Diretores das Unidades Orgânicas ou das Associações representativas dos estudantes;
d) A partir da análise das questões que lhe são colocadas, emitir pareceres e formular recomendações sobre ações a desenvolver e medidas a tomar em sede de estatutos e regulamentos em vigor, com vista a melhorar o grau de satisfação dos direitos e interesses legítimos dos estudantes da Universidade.

Quando recebe mensagens dos estudantes, ou seus representantes, sobre o funcionamento da Universidade, o Provedor realiza a investigação que se torne necessária para o apuramento dos factos, de forma coordenada e em colaboração com os diversos órgãos e serviços da Universidade e das respetivas Unidades Orgânicas.

De acordo com o tipo de mensagem recebida:

a) Procura soluções conciliatórias quando tal se justifique e propõe vias alternativas para a resolução dos problemas;
b) Emite recomendações que reforcem a qualidade dos serviços prestados e/ou propõe modificações às normas da Regulamentação Universitária que sejam contraditórias, ou pouco claras;
c) Sugere, se considerar adequado e no quadro da missão que lhe assiste, a elaboração de novos regulamentos com vista a melhorar o grau de satisfação dos direitos e interesses legítimos dos estudantes da Universidade;
d) Atua, se tomar conhecimento através de qualquer meio credível, de ações ou omissões de órgãos, de funcionários ou de professores que, em sua opinião:

• Possam atentar contra os legítimos direitos dos estudantes reconhecidos pela lei ou pela regulamentação da Universidade.
• Sejam pouco razoáveis, injustas, inadequadas ou incorretas.

e) Ajuda a resolver questões, que se revelem de difícil resolução pelas vias normais para o efeito, junto dos serviços e das unidades orgânicas, nomeadamente:

• questões administrativas (associadas a candidaturas, matrículas, propinas, creditações, equivalências, prescrições, clarificação de direitos e procedimentos, etc.);
• questões pedagógicas (questões associadas ao processo de ensino/aprendizagem e à interação entre estudante e docentes, funcionários não-docentes ou outros estudantes; problemas de segurança e ética; limitação à liberdade académica, entre outros);
• questões sociais (relacionadas com apoios sociais: bolsas de estudo, alojamento, cantinas, entre outras).

f) Elabora um relatório anual com uma síntese da sua atividade, salvaguardando a completa confidencialidade das queixas apresentadas, a divulgar publicamente após aprovação em sede de Conselho Geral.

Nos termos dos Regulamentos e legislação aplicáveis, o Provedor do Estudante:

a) Não tem competências para anular, revogar ou modificar os atos dos órgãos estatutariamente competentes;
b) A intervenção do Provedor não suspende o decurso de quaisquer prazos, designadamente os de reclamação, recurso hierárquico ou exercício de quaisquer outros direitos.

As recomendações do Provedor do Estudante são dirigidas aos órgãos competentes, visando a correção do ato ou da situação irregular;

O órgão a quem a recomendação é dirigida deve, no prazo de 30 dias a contar da sua receção, comunicar ao Provedor do Estudante a posição que foi tomada;

Sempre que não seja apresentada fundamentação para o não acatamento da recomendação, ou, sendo apresentada, a mesma não seja considerada suficiente pelo Provedor do Estudante, este comunica a situação ao Reitor para apreciação da violação identificada pelo Provedor do Estudante.

O Provedor do Estudante da Universidade de Coimbra mantém no seu âmbito de atuação potencial ações pró-ativas que visem garantir a inclusão dos estudantes e a mitigação de problemas recorrentes.

Nessa perspetiva, o Provedor do Estudante poderá:

• Propor e acompanhar a recolha de informação pelos Serviços Académicos e pelos Serviços de Ação Social, sobretudo a relativa a novos Estudantes da UC, de modo a identificar casos de maior risco: distância da família; necessidades de apoio financeiro; colocação em cursos de segunda ou de terceira opção, colocação em fases tardias de ingresso;
• Propor e acompanhar a definição de tutores Estudantes e de mentores (Professores) para garantirem o acompanhamento dos Estudantes considerados em risco;
• Propor e acompanhar a recolha de informação académica no final do primeiro semestre do primeiro ano de frequência da UC, de modo a garantir o acompanhamento académico de Estudantes em situação de risco e verificar a existência de situações não diagnosticadas anteriormente;
• Propor e acompanhar a definição de um plano de ajuda económica, pedagógica e social aos Estudantes considerados em risco, em colaboração com a Reitoria, Serviços Académicos, Diretores das Unidades Orgânicas, Associação Académica e Instituições Privadas (como o IUJP), que se mostrem sensíveis a este tipo de problemas;
• Realizar estudos e promover pesquisas, assim como outras iniciativas de natureza científica, que contribuam para a construção de um ambiente académico mais saudável, mais justo e mais íntegro.